Работать удаленно: как виртуально организовать работу сотрудников

Сотням украинских компаний пришлось столкнуться с новым вызовом. Помимо ограничений и экономических волнений, пришлось срочно осваивать новый формат организации труда — удаленную работу.

И если в одних предприятиях начальники ранее позволяли на время болезни или в отпуске поработать удаленно, то в других такой практики не было, и теперь руководители пытаются наспех организовать работу из дома. Как сделать это эффективно, рассказываем на примере украинской компании, сотрудники которой работают в 10 городах.

Исходя из опыта удаленной работы в 7 лет, команда сервиса Freelancehunt поделилась размышлениями о том — как компании лучше перейти на новый формат работы.

Дом для работы удаленно

Если коллектив работал в офисе, то перейдя с задачами на дом, начинается “акклиматизация”. Нахождение дома у многих ассоциируется как раз с отдыхом, поэтому сотрудникам важно понять, что они уходят не на каникулы, а на работу, но удаленную. Также нужно объяснить домашним, что вы не “отдыхаете” дома, а работаете удаленно. В рабочее время сварить суп или прибить полку не получится. Даже на удаленной работе важно придерживаться графика. Включать компьютер в 9 утра, и покидать рабочий стол после 18.00.

“Работа дома — дело привычки. Сначала очень трудно это делать, так как тебя никто не контролирует, но со временем ты сам уже начинаешь планировать день, выстраивать план, прописывать задачи”, — делится опытом 25-летний SMM-менеджер платформы Сергей Семенчук.

Как эффективно работать удаленно

Чем больше в компании делается акцент на самостоятельность сотрудников, тем легче такому предприятию перейти на удаленную работу. “Режим домашней работы для людей с самодисциплиной является гораздо эффективней, т.к. отсутствует множество отвлекающих факторов офисной работы, которые даже при желании невозможно игнорировать, — считает маркетолог сервиса Константин Руденко.

У части сотрудников эффективность повышается наоборот из-за комфортных и привычных условий работы, отсутствия стресса за время дороги на работу и самостоятельное планирование рабочего процесса.

– Ключевой вопрос — что мы ожидаем от сотрудника? — говорит Зюзин. — Мы привыкли, что если человек работает 8 часов в день и 22 дня в месяц — он эффективен, однако это не так. Продуктивность сотрудника измеряется не присутствием на рабочем месте, а выполнением задач.

Пример работы колл-центра китайского турагентства Ctrip демонстрирует, что через полгода после того, как сотрудники перешли на удаленную работу, их эффективность выросла на 13% по сравнению с коллегами из офиса. Кроме того, компания сэкономила за это время почти 2000 долларов на каждом удаленном сотруднике.

Контроль руководителя удаленно

Наиболее частый вопрос у руководителей — как контролировать работу сотрудника из дома? На примере Freelancehunt происходит следующим образом. В чате каждый сотрудник здоровается, тем самым сообщив, что он начал рабочий день. Также он уведомляет, когда отлучается на обед и заканчивает рабочий день. В другом канале коллектив отписывает ответы на вопросы: Что было сделано вчера? Над какими задачами работаете сегодня? И что будет сделано до конца дня? Таким образом руководитель отслеживает текущие процессы. Для более глобальных целей можно пользоваться задачниками, где, находясь в качестве наблюдателя, можно видеть процесс выполнения задания.

– Еще один вариант отслеживать работу — это использование таймтрекинга — программы, которая позволяет в конце дня получать отчет о действиях работника, при желании можно узнать какие ресурсы и когда он использовал, — говорит основатель платформы Freelancehunt Олег Топчий. — Однако в этом случае присутствует моральный момент, который ограничивает свободу сотрудника. Мы противники таких программ. Если человек не хочет работать, его не заставить — он будет искать способы, как обойти контроль.

Коммуникация при удаленной работе

Те, кто резко начнут работать из дома, сначала могут почувствовать некое одиночество, что может снижать их вовлеченность. С другой стороны, руководители, кто не привык управлять виртуальными командами, могут почувствовать стресс от необходимости удерживать команду сфокусированной на задачах. Поэтому важно, чтобы коллектив взаимодействовал даже на удаленной работе. Коллеги видели общие результаты, активность других сотрудников. Можно установить время, чтобы команда даже виртуально собиралась с помощью видеоконференций.

– Такая форма общения более личная и позволяет членам команды читать эмоции друг друга и поддерживать. Например, когда в нашей компании появляется новый сотрудник, мы делаем общий созвон, чтобы каждый мог рассказать о себе и познакомиться, — продолжает Зюзин. — Обратите внимание, мы сейчас живем в телефоне, почти все общение происходит в мессенджере. Так и на удаленке: если есть желание у коллег — можно обсуждать в отдельных чатах вопросы, не касающиеся работы: делиться фотографиями, новостями личной жизни и так далее.

Инструменты для удаленной работы

Общекомандные сервисы, которые будут эффективны в удаленной работе:

Slack — командный мессенджер с большим количеством интеграций с другими сервисами. Выступает основным инструментом коммуникаций членов команды.

Система Виртуального Офиса ADVICE (Zoho Project, Jira) — планировщик заданий, которые требуют длительного времени на выполнение (от 3 дней и более).

Читайте также : Управление бизнес проектами с помощью платформы Виртуального Офиса ADVICE

Zoho Mail – корпоративная почтовая система, которая позволяет подключать к обсуждению полученных сообщений других членов команды.

CakeHR — сервис используется для постановки ключевых целей и планирования рабочего времени (в том числе фиксация отпусков, отгулов, больничных).

Confluence — сервис для совместной работы над контентом, но в своем большинстве используется как внутренняя База знаний, где хранятся инструкции, отчеты.

Telegram  — популярный защищенный мессенджер, который установлен почти у всех.

Сервисы Google: почта, календарь, облачное хранилище. Все это прекрасно подойдет для удаленной работы.

Переход на удаленную работу

Переход к удаленной работе всей или части команды — это отличная возможность для каждого члена команды убедиться, что он понимает цели команды и свою роль, а для руководителей — возможность увидеть, как каждый человек вкладывается в результат.

Пересмотр работы — хороший повод встряхнуться и вместе с HR пересмотреть подходы к рабочим процессам. По окончанию карантина вы сможете сделать для себя выводы. Какие задачи можно отдать на фриланс или аутсорс? Как сотрудники проявляют себя в нестандартных условиях работы? Как можно оптимизировать процессы и организационную структуру?